Dans le menu de droite (+) de l'onglet ingrédient, vous allez pouvoir créer vos ingrédients.
Comment ajouter un ingrédient ?
Il existe 3 solutions :
- Saisie manuelle individuelle (utile pour compléter sa base de donnée au fur et à mesure)
- Saisie manuelle multiple (utile pour ajouter quelques ingrédients d'un seul coup)
- Import de fichier CSV (Excel) (utile pour importer beaucoup d'ingrédients d'un coup)
1- Saisie Manuelle Simple
Cliquez sur « Ingrédient » puis sur « +», un volet s'ouvre, cliquez sur créer ingrédient.
Renseignez le nom de l’ingrédient (exemple : TOMATES)
Sélectionnez ou créez une catégorie avec le menu déroulant.
Renseignez l’unité principale de l’ingrédient. Privilégiez des unités simples : Litre, kilo, unité, bouteille etc. Cela est important car on va retrouver cette unité dans la liste des ingrédients, le prix de la dernière réception y sera associé, il est donc plus simple d'avoir un prix qui se rapporte à une unité simple de type KG plutôt qu'à du gramme.
Puis, renseignez la TVA d'achat.
En cliquant sur "Suivant", vous allez intégrer cet ingrédient à la liste, cette page vous propose d'associer cet ingrédient a un fournisseur.
Vous pouvez créer un nouveau fournisseur depuis cette page si besoin. Vous pouvez renseigner un libellé (utile pour différencier le produit si vous avez plusieurs fournisseurs pour le même produit). Il faut ensuite renseigner le prix unitaire par rapport à l'unité de prix (à ce stade vous n'avez qu'une unité mais vous pouvez créer des unités d'équivalences si besoin).
Le prix bloqué sert comme son nom l'indique à bloquer le prix, si dans une réception le prix augmente, ce paramètre créera automatiquement une demande d'avoir que vous pourrez envoyer au fournisseur.
Le statut du fournisseur est utile si vous avez plusieurs fournisseurs pour un même produit. Choisissez qui est votre fournisseur principal, de dépannage ou désactivé.
Dépannage signifie que ce n’est pas votre fournisseur principal, si vous faites une commande, l’ingrédient apparaîtra en bas de la commande dans l’onglet “dépannage”.
Désactivé signifie que l’ingrédient n’apparaîtra pas dans la commande pour ce fournisseur.
Définissez ensuite le conditionnement (comment vous commandez votre produit). Paramètre indispensable à définir si le conditionnement est différent de l'unité de prix. Exemple je commande du fromage à la tome mais je le paye au KG. L'unité de prix sera donc au KG mais le conditionnement à la tome. Il faudra donc créer une unité d'équivalence tome qui sera plus ou moins équivalent à x KG.
Le champ expiration vous sert à configurer une promotion sur une période donnée, si vous entrez une date dans ce champ, la marque sera active jusqu'à cette date, ensuite votre fournisseur sera désactivé.
Validez et vous êtes redirigé vers cette page où vous retrouvez les informations générales de votre produit.
Cliquez sur le “+”pour ajouter un fournisseur à votre produit si besoin.
Vous pouvez créer une unité d'équivalence si besoin en cliquant sur "créer une unité"
Cela vous permet de créer une unité d'équivalence donc par exemple de conditionnement, de créer une unité pour vos recettes ou unité de stockage.
Exemple pour mon cheddar, je crée une unité Colis qui sera mon conditionnement, je définis donc par exemple qu'un colis = 10kg. Je crée également une unité gramme pour mes recettes ou un gramme = 0,01 kg.
Une fois créé, je peux cliquer sur défaut recette au niveau du gramme pour raisonner en gramme dans mes recettes au lieu du kg. Et défaut inventaire pour mon colis pour raisonner en colis au lieu du kg dans mes inventaires.
Quand vous êtes sur un ingrédient, plusieurs informations sont disponibles dans les différents onglets:
1- Les prix par fournisseurs
2- Les recettes et articles associées à ce produit
3- L'historique des achats fait sur ce produit
4- Les quantités recensées dans les inventaires
5- Les ventes et sorties relatives à ce produit
6- L'historique des données de numérisations si il y en a
7- Le paramètrage site pilote si cette fonctionnalité est activée
8- L'onglet détail pour retrouver le stock en cours, tag et zone de stockage
Ici, on peut indiquer le stock, la zone de stockage, les éventuels tags, les unités et les options.
2- Saisie Manuelle Multiple
Toujours dans ingrédients, cliquez sur créer plusieurs ingrédients.
Selon le même principe que pour créer un seul ingrédient, vous devez renseigner le nom des produits, la catégorie, l’unité de l’ingrédient, le taux de TVA, le fournisseur et le prix HT. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, renseigner la référence fournisseur. Cependant, vous n'aurez pas la possibilité de créer les catégories ni les fournisseurs, ils doivent être créés avant.
Cliquez sur valider la création, vos ingrédients seront validés et vous serez redirigé sur la page des ingrédients.
Cette méthode est assez succincte, il faut cependant revenir sur chaque ingrédient un à un pour renseigner plus d’informations telles que le conditionnement ou une unité d’équivalence.
3- Import de fichier CSV (Excel)
La troisième possibilité est l’import de vos ingrédients par fichier CSV. Pour cela, cliquez sur import CSV.
Ici, nous vous proposons deux fichiers exemples que vous pouvez utiliser pour l’importation. Un fichier “simple” et un “avancé” :
Le tutoriel vidéo à droite de l'écran présente la démarche à suivre pour importer votre fichier.
CSV paramétrage simple :
Il contient les informations basiques, il vous permet de configurer vos matières premières rapidement, mais ne va pas aussi loin que le fichier CSV avancé.
CSV paramétrage avancé :
Ce fichier contient toutes les informations nécessaires au paramétrage de vos ingrédients. Si vous le pouvez, nous vous conseillons de prendre le temps de compléter ce fichier plutôt que le simple. Vous pouvez supprimer les éléments exemples du fichier et le remplir avec vos données personnelles.
Création d'une catégorie d'ingrédient
Cliquez sur + puis sur gérer les catégories
Cliquez sur « Créer une catégorie » puis renseignez le nom de la catégorie
Vous pouvez ensuite associer plusieurs ingrédients à une catégorie en cliquant sur le bouton action :
Import et export CSV
Création et modification des ingrédients