Transfert Inter-sites - Suivi des commandes et envois (Module ma boutique)

 

Ce chapitre décrit le suivi des commandes entre la Boutique et les points de vente, depuis la création ou la réception d’une commande jusqu’à l’envoi, la réception, le traitement d’un défaut de livraison et le retour de marchandises.

1. Origine des commandes

Une commande peut être initiée de deux façons :

• directement par le point de vente, qui passe commande auprès de la Boutique configurée comme fournisseur interne dans le module Achat / Commande ;

• directement par la Boutique, qui crée elle-même une commande / un transfert à destination d’un point de vente.

Dans les deux cas, la commande est suivie depuis l’onglet Suivi commande / envois.

2. Suivre les commandes et transferts

La Boutique retrouve les transferts sur la période sélectionnée. Pour chaque ligne, KOUST affiche notamment le numéro du transfert, le client / point de vente destinataire, le PDF de la commande et la date de livraison prévue.

Les filtres disponibles sont : Livré, Non envoyé, Retour et Supprimé. Ils correspondent aux statuts de suivi des transferts.

3. Préparer et envoyer une commande

Depuis une commande non envoyée, cliquez sur Envoyer pour ouvrir la préparation du transfert.

La Boutique peut :

• ajouter un produit à la commande ;

• supprimer une ligne ou vider entièrement la commande avec Tout supprimer ;

• consulter le stock disponible côté Boutique ;

• modifier la date de livraison ;

• ajouter un commentaire ;

• ajouter, si besoin, des frais de livraison ;

• lancer une production depuis le bouton Produire lorsqu’une recette n’est pas disponible en quantité suffisante.

Si la planification automatique est activée dans les paramètres de Ma Boutique, la date de livraison sert au calcul de la date de production.

Le clic sur Envoyer déclenche le transfert : les quantités sont sorties du stock de la Boutique et entrent automatiquement dans le stock du point de vente. Le transfert apparaît automatiquement dans le module Réception du point de vente, sans ressaisie.

4. Réceptionner la commande côté point de vente

La réception permet de comparer la quantité facturée à la quantité réellement livrée. Si les quantités correspondent, la réception peut être validée normalement.

Si la quantité livrée est différente de la quantité facturée, le point de vente peut modifier la quantité réceptionnée. KOUST identifie alors un défaut de livraison correspondant à l’écart constaté.

5. Gérer un défaut de livraison et une demande d’avoir

Le défaut de livraison reprend le produit concerné, la quantité en écart, son prix et la raison du défaut. La demande doit être envoyée depuis le point de vente pour apparaître côté Boutique dans l’onglet Avoirs en cours.

La quantité concernée correspond à la différence entre la quantité facturée et la quantité livrée.

Deux traitements sont possibles :

• Envoyer : ajuste la quantité livrée côté Boutique ;

• Rembourser : ajuste la quantité facturée.

6. Effectuer un retour vers la Boutique

Le point de vente peut également initier un retour de produits vers la Boutique depuis une réception.

Dans l’écran Retour Boutique, le point de vente sélectionne les produits et quantités à retourner, puis envoie le retour.

Une fois envoyé, le transfert apparaît côté Boutique avec le statut Retour.

La Boutique doit ensuite valider le retour.

La validation du retour ajuste automatiquement les stocks : le stock du point de vente est diminué des quantités retournées et le stock de la Boutique est réintégré.

7. Points de contrôle

• Vérifier la date de livraison avant l’envoi d’un transfert.

• Contrôler le stock Boutique avant de valider l’envoi ; utiliser Produire si une recette doit être fabriquée.

• En cas d’écart de réception, modifier la quantité livrée avant validation afin de générer le défaut correspondant.

• Envoyer la demande d’avoir pour qu’elle apparaisse côté Boutique.

• Vérifier les quantités d’un retour avant de le valider, car la validation ajuste les stocks des deux établissements.